Apa itu Project Management Lifecycle?
Project Management Lifecycle adalah kerangka praktik terbaik langkah demi langkah yang digunakan untuk memandu proyek dari awal hingga akhir. Ini memberi Project Manager cara terstruktur untuk membuat, melaksanakan, dan menyelesaikan proyek.
Proses project management ini umumnya mencakup empat fase: memulai, merencanakan, melaksanakan, dan menutup. Beberapa mungkin juga memasukkan fase “pemantauan dan pengendalian” kelima antara tahap pelaksanaan dan tahap penutupan. Dengan mengikuti setiap langkah, tim proyek meningkatkan peluang mencapai tujuannya.
Project Management Lifecycle menyediakan struktur dan alat bagi proyek untuk memastikan proyek memiliki peluang terbaik untuk sukses. Sebagai Project Manager, ini adalah proses yang ingin Anda ketahui dengan baik.
Project Management Lifecycle: 4 Langkah
1. Memulai
Pada tahap inisiasi, Anda akan menentukan proyek. Anda akan memilah tujuan proyek, ruang lingkup, dan sumber daya proyek, serta peran apa yang dibutuhkan dalam tim. Mengklarifikasi apa yang diharapkan para shareholders dari proyek, dan apa sebenarnya yang ingin dicapai oleh proyek (dan mengapa) akan memberikan arah yang jelas bagi proyek dan tim.
Ini adalah fase penting bagi keberhasilan proyek. Tanpa kejelasan mengenai apa yang perlu dicapai dan alasannya, proyek ini berisiko tidak mencapai tujuan akhir dan memenuhi harapan para shareholders.
Beberapa langkah dalam fase inisiasi antara lain:
- Berkomunikasi dengan shareholders untuk memahami tujuan dan hasil yang diinginkan dari proyek
- Mengidentifikasi ruang lingkup proyek
- Menentukan tujuan SMART (spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu)
- Memperjelas sumber daya seperti batasan anggaran dan waktu
- Mengonfirmasi ukuran tim dan peran yang diperlukan
- Menentukan seberapa sering dan shareholders mana yang akan dilibatkan sepanjang proyek
- Menyusun proposal proyek dan piagam proyek
Alat dan dokumen yang digunakan dalam tahap inisiasi dapat mencakup:
- Proposal proyek: Proposal proyek mendefinisikan suatu proyek dan menguraikan tanggal-tanggal penting, persyaratan, dan tujuan.
- Piagam proyek: Ini adalah dokumen definitif yang menjelaskan proyek dan rincian utama yang diperlukan untuk mencapai tujuannya. Hal ini dapat mencakup potensi risiko, manfaat, kendala, dan shareholders utama.
- Bagan RACI: Bagan RACI menggambarkan peran dan tanggung jawab anggota tim proyek.
2. Perencanaan
Pada tahap perencanaan, Anda akan menentukan langkah-langkah untuk benar-benar mencapai tujuan proyek—“bagaimana” menyelesaikan sebuah proyek.
Anda akan menetapkan anggaran, jadwal, dan pencapaian, serta sumber materi dan dokumen yang diperlukan. Langkah ini juga melibatkan penghitungan dan prediksi risiko, menerapkan proses perubahan, dan menguraikan protokol komunikasi. Jika fase inisiasi adalah mengumpulkan pasukan, fase perencanaan adalah memutuskan apa yang harus dilakukan terhadap mereka.
Tahap perencanaan dapat mencakup langkah-langkah berikut:
- Memutuskan pencapaian yang mengarah pada pencapaian tujuan
- Mengembangkan jadwal untuk tugas dan pencapaian, termasuk perkiraan waktu dan potensi penyangga waktu
- Menetapkan proses perubahan
- Menentukan bagaimana dan seberapa sering berkomunikasi dengan anggota tim dan shareholders
- Membuat dan menandatangani dokumen seperti perjanjian kerahasiaan (NDA) atau permintaan proposal (RFP)
- Menilai dan mengelola risiko dengan membuat daftar risiko
- Mengadakan pertemuan awal untuk memulai proyek
Alat yang mungkin Anda gunakan dalam fase ini meliputi:
- Bagan Gantt: Bagan batang horizontal di mana anggota dapat melihat tugas apa yang harus diselesaikan dalam urutan apa, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing tugas
- Daftar risiko: Bagan yang berisi daftar risiko yang terkait dengan proyek, beserta probabilitasnya, potensi dampaknya, tingkat risiko, dan rencana mitigasinya
3. Jalankan dan selesaikan tugas
Mengeksekusi sebuah proyek berarti mewujudkan rencana Anda dan menjaga tim tetap pada jalurnya. Umumnya hal ini berarti melacak dan mengukur kemajuan, mengelola kualitas, memitigasi risiko, mengelola anggaran, dan menggunakan data untuk menginformasikan keputusan Anda.
Langkah-langkah spesifik mungkin termasuk:
- Menggunakan alat seperti GANTT atau grafik burndown untuk melacak kemajuan tugas
- Menanggapi risiko ketika risiko itu terwujud
- Biaya pencatatan
- Menjaga anggota tim tetap termotivasi dan mengerjakan tugas
- Memberikan informasi kepada shareholders tentang kemajuan yang dicapai
- Memasukkan perubahan melalui permintaan perubahan
Beberapa alat yang mungkin Anda gunakan meliputi:
- Permintaan perubahan: Ini adalah dokumen yang digunakan untuk mengusulkan perubahan pada ruang lingkup atau tujuan proyek
- Bagan burndown: Bagan ini mengelompokkan tugas pada tingkat yang terperinci dan memvisualisasikan jumlah waktu yang tersisa
4. Tutup proyek
Pada fase penutupan Project Management Lifecycle, Anda akan menyimpulkan aktivitas proyek, menyerahkan produk atau layanan jadi kepada pemilik barunya, dan menilai hal-hal yang berjalan baik dan tidak berjalan baik. Ini juga akan menjadi waktu untuk merayakan kerja keras Anda.
Langkah-langkah dalam fase penutupan dapat mencakup:
- Melakukan retrospektif dan mencatat perubahan yang dapat Anda terapkan di masa depan
- Mengkomunikasikan kepada shareholders tentang akhir proyek dan memberikan laporan dampak
- Berkomunikasi dengan pemilik baru suatu proyek
- Membuat laporan penutupan proyek
- Merayakan akhir proyek dan kesuksesan Anda
Alat yang digunakan pada tahap penutupan antara lain :
- Laporan dampak: Laporan ini mengumpulkan serangkaian metrik yang menunjukkan bagaimana proyek Anda membuat perbedaan dan disajikan kepada shareholders.
- Laporan penutupan proyek: Laporan penutupan proyek memberikan ringkasan pencapaian proyek Anda, dan memberikan pembelajaran penting untuk referensi Project Manager di masa depan.
